信息的產(chǎn)生源于分類的方法，然而信息被生產(chǎn)出來以后，就涉及處理的問題。在信息時代，信息太少固然活動不起來，信息太多也同樣是一大困擾。據(jù)估計，各大企業(yè)與機構(gòu)，每天來往電子文件，至少有80%是末經(jīng)結(jié)構(gòu)的零散資料，每個人工作時間的25%是花耗在找信息上，而不是在用信息上。

要信息有結(jié)構(gòu)，并不在格式，而在內(nèi)容結(jié)構(gòu)：屬于哪類資料、用哪些關(guān)鍵詞查詢、說的是什么事、里面有哪些人名地名、與哪些其他類別的資料關(guān)聯(lián)，若都能說清楚，就能在需要的時候，立刻找到。這就需要對信息進(jìn)行分類處理。通過分類儲存，可以知道信息存放在哪里以及用什么標(biāo)題，在日后使用時，也同樣知道哪里去找。分類是一種自然的方式，可以適應(yīng)信息量的不斷增長，對靠信息營生的企業(yè)有節(jié)省成本的效應(yīng)。