信息的產生源于分類的方法，然而信息被生產出來以后，就涉及處理的問題。在信息時代，信息太少固然活動不起來，信息太多也同樣是一大困擾。據估計，各大企業(yè)與機構，每天來往電子文件，至少有80%是末經結構的零散資料，每個人工作時間的25%是花耗在找信息上，而不是在用信息上。

要信息有結構，并不在格式，而在內容結構：屬于哪類資料、用哪些關鍵詞查詢、說的是什么事、里面有哪些人名地名、與哪些其他類別的資料關聯，若都能說清楚，就能在需要的時候，立刻找到。這就需要對信息進行分類處理。通過分類儲存，可以知道信息存放在哪里以及用什么標題，在日后使用時，也同樣知道哪里去找。分類是一種自然的方式，可以適應信息量的不斷增長，對靠信息營生的企業(yè)有節(jié)省成本的效應。